外務省による公文書の証明手続き

外務省および在外公館における「アポスティーユおよび公印確認の申請手続きの流れです。

 

外務省および在外公館による証明は以下の全ての要件を満たす公文書になります。

1. 発行日付が記載されていること（発行日より3か月以内のもの）
2. 発行機関（発行者名）が記載されていること
3. 個人印や署名ではなく、公印が押されていること

 

公文書とは、公的機関が発行した書類や公証役場で作成する公証人認証書などのことをいいます。
個人が作成した文書や会社が作成した文章は、公文書ではありませんが、公証役場で公証人の認証を受けた場合は、公証人が認証した公文書として扱うことができます。

 

なお、外務省による証明は原本である必要があります。公的書類のコピーとかの場合は、外務省による証明ができませんので注意が必要です。

個人が作成した文書や会社が作成した文章は、公文書ではありませんが、公証役場で公証人の認証を受け、公証人の所属する（地方）法務局長による公証人押印証明があれば、公証人が認証した公文書として扱うことができます。

次の7県の公証役場では、公証人の認証と法務局長による公証人押印証明を一度に取得できます。
その後は外務省で公印確認またはアポスティーユの手続きを行ってください。

1. 埼玉
2. 茨城
3. 栃木
4. 群馬
5. 千葉
6. 長野
7. 新潟

ワンストップサービスとは

ワンストップサービスとは、公証人の認証、法務局の公証人押印証明及び外務省の「公印確認」または「アポスティーユ」を一度に取得できるサービスのことを言います。ワンストップサービスを利用すれば法務局や外務省に出向く必要はないメリットがあります。

次のエリアの公証役場がワンストップサービスを受けれる地域になります。

1. 北海道（札幌法務局管区内）
2. 宮城県
3. 東京都
4. 神奈川県
5. 静岡県
6. 愛知県
7. 大阪府
8. 福岡県

公印確認の場合は、駐日大使館または領事館の領事認証を必ず取得する必要があります。

外国の提出先機関の意向で日本外務省の公印確認ではなく、現地にある日本大使館や総領事館の証明を求められている場合は、ワンストップサービスを受けずに、東京（横浜地方）法務局で公証人押印証明を取得する必要があります。

外務省で「公印確認・アポスティーユ」を受けた書類は、現地日本大使館や総領事館で重ねて証明することはできません。
また、外国にある日本大使館や総領事館で証明を受けた書類に対して、さらに外務省で「公印確認・アポスティーユ」の証明をすることができませんので注意が必要です。