公印確認またはアポスティーユの必要書類

公印確認・アポスティーユの「必要書類」と「申請方法」

日本の公文書を海外で使うために必要な外務省の証明「公印確認」と「アポスティーユ」。
これらの申請は、外務省の窓口（東京本省・大阪分室）へ直接行くか、郵送で行うことができます。なお、どちらの方法で申請しても外務省での手数料は「無料」です。

ここでは、東京にある外務省本省で手続きを行う場合の必要書類と、申請の流れについてわかりやすく解説します。

1. 申請前の「セルフチェック」５つのポイント

外務省へ書類を送る（または持ち込む）前に、以下のポイントを必ず確認してください。1つでも不備があると証明を受けることができません。

☑ 発行日から「3ヶ月以内」の「原本」か？

• コピーは不可です。必ず3ヶ月以内に取得した原本を用意してください。

☑ 発行機関・発行日・発行者の名前が記載されているか？

☑ 役所の「公印（ハンコ）」が押されているか？

☑ 書類が「加工」されていないか？

• ホチキスを外した跡があるもの、自分で書き込みをしたもの等は受付不可となります。（※公文書に「翻訳文」をホチキス等で添付したものは「私文書」の扱いとなり、そのままでは証明できません。事前に公証役場での認証が必要です。）

☑ （私文書の場合）法務局長の押印証明が済んでいるか？

• 公証役場で作成した書類の場合、必ず「（地方）法務局長の押印証明」まで完了しているか確認してください。

2. 「郵送」で申請する場合

遠方にお住まいの方や、日中に時間が取れない方には郵送申請が便利です。

【同封する必要書類】

1. 証明が必要な公文書（※発行から3ヶ月以内の原本）
2. 申請書（外務省のホームページからダウンロードできます）
3. 返送用の封筒（レターパックライトなど。※必ず返送先住所を記入してください）
4. 委任状（※代理人が申請する場合のみ必要）

【書類の郵送先】
〒100-8919
東京都千代田区霞が関2-2-1 外務省南庁舎1階
外務省 領事局領事サービスセンター 証明班 宛

【郵送申請の重要な注意点】
返送先は必ず「申請者本人の住所」へ

• 郵送での書類返送は「本人確認」を兼ねているため、申請者と異なる人宛てや、別の住所へ郵送してもらうことはできません。

海外からの郵送申請はできません

• 手続きを終えた書類の返送先は日本国内のみに限られます。

発送の目安

• 書類に不備がなければ、外務省に書類が到着した日の「3開庁日後」に発送されます。（例：月曜日に外務省で受け付けた場合は、木曜日に発送されます。）不備があった場合は電話で連絡が来ます。

3. 「窓口」で申請する場合

お急ぎの場合などは、外務省本省（東京・霞が関）の窓口で直接申請することも可能です。

【窓口申請に必要な持ち物】

1. 証明が必要な公文書（※発行から3ヶ月以内の原本）
2. 申請書（窓口にも用意されています）
3. 身分証明書（運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、在留カードなど）
4. 返送用の封筒（レターパックライトなど。※現在、窓口申請であっても受取は「郵送のみ」となっています）
5. 委任状（※代理人が窓口に行く場合のみ必要）

外務本省（東京）の場所

外務本省（東京）の場所
〒100-8919　東京都千代田区霞が関２－２－１　外務省南庁舎１階
外務省　領事局領事サービスセンター　証明班

窓口時間
交付（受領）は、9時30分～12時00分のみ
申請は、14時00分から16時00分のみ

外務本省（東京）の場所

【専門家からのアドバイス】
外務省での手続き自体は無料ですが、「ホチキスを外してしまった」「翻訳文をホチキス留めして私文書になってしまった」などの理由で、書類を役所や公証役場から取り直すハメになるケースが後を絶ちません。

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